Vedtægter

Vedtaget på det stiftende årsmøde den 7. september 2006

  • Ændret på årsmødet den 26. marts 2009
  • Ændret på årsmødet den 24. marts 2011
  • Ændret på årsmødet den 29. marts 2012
  • Ændret på det ekstraordinære årsmøde den 30. november 2013
  • Ændret på årsmødet den 2. september 2021

§ 1 Navn
Landsdelsforeningens navn er DGI Østjylland og er stiftet den 7. september 2006.

§ 2 Formål
DGI Østjylland vil styrke de frivillige foreninger som ramme om idræt med vægt på fællesskab, udfordring, bevægelsesglæde og sundhed for at fremme foreningslivets folkeoplysende kvaliteter. DGI vil med foreningerne som udgangspunkt engagere flest muligt i idræt og motion.

§ 3 Hjemsted
Stk. 1:  DGI Østjyllands geografiske område er følgende kommuner: Randers, Norddjurs, Syddjurs, Favrskov, Aarhus, Skanderborg, Odder og Samsø.

Stk. 2:  DGI Østjylland er hjemmehørende i Aarhus Kommune.

§ 4 Tilhørsforhold
DGI Østjylland er tilsluttet DGI.

§ 5 Medlemsforhold
Stk. 1: Alle foreninger – eller selvstændige afdelinger heraf – der tilslutter sig DGI Østjyllands formål, og som har egne vedtægter, kan optages som medlemmer. Der optages ikke sammenslutninger af foreninger.

Stk. 2: En skytteforening skal for at være medlem af DGI Østjylland i sine vedtægter have en bestemmelse med følgende ordlyd: "Foreningen skal tilbagekalde en våbenpåtegning samt underrette politiet, hvis foreningen bliver opmærksom på, at forholdene for et medlem med våbenpåtegning ændrer sig på en sådan måde, at det er betænkeligt, at den pågældende har våbenpåtegning."

Stk. 3: Alle frie skoler, som tilslutter sig DGI Østjyllands formål, kan optages som medlemmer i DGI Østjylland. Skydebaneforeninger og andre selvejende idrætsfaciliteter kan være medlem og betaler grundkontingent, men opgør ikke medlemmer og har ikke stemmeret.

Stk. 4: Ethvert medlem af DGI Østjyllands medlemsforeninger er medlem af DGI Østjylland.

Stk. 5: DGI Østjyllands bestyrelse udarbejder retningslinjer for optagelse samt træffer afgørelse om optagelse eller eksklusion af medlemsforeninger.

Stk. 6: Foreningerne er gennem medlemskabet underlagt DGI’s og DGI Østjyllands vedtægter og de til enhver tid gældende regler og bestemmelser.

Stk. 7: DGI kan selv eller sammen med andre relevante organisationer fastsætte regler om organer, der træffer afgørelse om konflikter eller om overtrædelse af regler, og idømmer sanktioner. Sådanne sanktioner kan pålægges idrætsudøvere og ledere, der er medlem af eller er aktive i en idrætsforening, og en udelukkelse kan have virkning for alle eller bestemte aktiviteter under DGI.

Stk. 8: Medlemsforeninger kan ekskluderes fra DGI Østjylland, såfremt de handler i strid med DGI Østjyllands formål og vedtægter eller i øvrigt misligholder forholdet til DGI Østjylland.

Stk. 9: Den ekskluderede medlemsforening eller den forening, der ønsker optagelse og ikke godkendes af bestyrelsen, kan få sin sag behandlet på førstkommende ordinære årsmøde.
Fastholder årsmødet bestyrelsens afgørelse, er denne endelig og kan ikke ankes.

Stk. 10: En medlemsforening eller en selvstændig afdeling heraf kan udmelde sig ved skriftlig meddelelse til DGI Østjylland herom med et halvt års varsel til den 1. januar.

§ 6 Kontingent
Medlemsforeninger betaler kontingent til DGI Østjylland. Kontingentet fastsættes hvert år som en del af DGI Østjyllands budget.

§ 7 Ordinært årsmøde
Stk. 1: Årsmødet er DGI Østjyllands øverste myndighed.

Ordinært årsmøde afholdes hvert år inden udgangen af april måned.

Årsmødet indkaldes med angivelse af dagsorden ved skriftlig meddelelse til DGI Østjyllands medlemsforeninger med mindst 4 ugers varsel.

Årsmødet er åbent for alle DGI Østjyllands medlemsforeningers medlemmer samt gæster inviteret af DGI Østjylland.

Stk. 2: Bestyrelsen kan beslutte, at årsmødet afvikles helt eller delvist digitalt. I givet fald skal bestyrelsen sikre, at mødet afvikles ved brug af et digitalt system, der sikrer en betryggende deltagelse og afvikling, og der skal informeres nærmere herom i indkaldelsen til mødet.

Stk. 3: Stemmeberettiget ved DGI Østjyllands årsmøde er:

  1. DGI Østjyllands medlemsforeninger med 1 repræsentant + 1 repræsentant for hver påbegyndt 100 medlemmer – dog max. 7 repræsentanter pr. forening
  2. Medlemmer af DGI Østjyllands bestyrelse og aktivitetsledelser

Stemmeberettigede skal være fyldt 15 år, og der kan ikke stemmes ved fuldmagt. DGI Østjyllands medarbejdere har ikke stemmeret.

Stk. 4: Valgbare er alle deltagere, der er fyldt 15 år. Ansatte i DGI Østjylland og disses ægtefælle/samlever er ikke valgbare.

Ingen kan vælges til et tillidshverv uden at deltage på årsmødet eller have givet skriftligt tilsagn.

Stk. 5: Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent og stemmetællere.
2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning.
3. Fremlæggelse og godkendelse af revideret regnskab.
4. Indkomne forslag.
5. Orientering om indeværende års budget.
6. Valg:

  • Valg til bestyrelsen:
  • Valg af formand på lige år
  • Valg af næstformand på ulige år
  • Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer på lige år
  • Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer på ulige år
  • Valg af 1. og 2. suppleant

Øvrige valg:

  • Valg af 2 kritiske revisorer - på valg skiftevis lige og ulige år
  • Valg af 1 kritisk revisorsuppleant

7. Eventuelt

Stk. 6: Forslag, der af medlemsforeningerne ønskes behandlet af årsmødet, skal skriftligt være DGI Østjylland i hænde senest 3 uger før årsmødet. Endelig dagsorden, regnskab og budgetforslag samt eventuelle indkomne forslag skal udsendes senest 14 dage før årsmødet.

Stk. 7: Dirigenten afgør alle formelle spørgsmål om behandlings- og afstemningsmåder, herunder om der skal være hemmelig afstemning, der kan ske ved brug af digitalt afstemningsudstyr.

Stk. 8: Alle afgørelser træffes ved simpelt flertal med mindre andet fremgår af vedtægterne. Personvalg afgøres ved relativt flertal.

Stk. 9: Alle valg, inklusive 2 revisorer, gælder for 2 år, dog vælges suppleanter kun for 1 år.

Hvis der opstilles flere personer end der skal vælges, skal valget foregå ved hemmelig afstemning. Der skal i dette tilfælde stemmes på præcis det antal personer, som skal vælges.
Valg til formand og næstformand sker ved hemmelig afstemning.

Stk. 10: Ethvert lovligt indvarslet årsmøde er beslutningsdygtigt uanset antallet af deltagende stemmeberettigede.

Stk. 11: Årsmødets forhandlinger og beslutninger indføres i DGI Østjyllands forhandlingsprotokol og underskrives af dirigenten.

§ 8 Ekstraordinært årsmøde
Stk. 1: Ekstraordinært årsmøde afholdes, når mindst 1/10 af medlemsforeningerne fremsætter begrundet og skriftligt ønske herom, eller når et flertal af bestyrelsen finder det nødvendigt.

Stk. 2: Ønske om ekstraordinært årsmøde skal skriftligt fremsendes til DGI Østjylland med angivelse af dagsorden. Bestyrelsen har herefter pligt til at udsende indkaldelse til det ekstraordinære årsmøde senest 14 dage efter, at ønsket er modtaget. Det ekstraordinære årsmøde skal afholdes senest 6 uger efter, at ønsket om årsmødet er modtaget.

Stk. 3: Ekstraordinært årsmøde afvikles efter samme regler som ved ordinært årsmøde.

§ 9 Bestyrelsen
Stk. 1: Bestyrelsen er landsdelsforeningens overordnede ledelse og den højeste myndighed mellem 2 årsmøder. Bestyrelsen består af formanden, næstformanden samt 6 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene er formanden for DGI Østjylland Skydning.

Stk. 2: Bestyrelsen vælges på årsmødet – dog vælges formanden for skydning og suppleant for denne på skydnings aktivitetsmøde. Alle valg gælder for 2 år på nær valg af suppleanter, som kun gælder for 1 år.

Stk. 3: I tilfælde af formandens, næstformandens eller en af de 5 øvrige bestyrelsesmedlemmers udtræden af bestyrelsen mellem to årsmøder, indtræder en af de på årsmødet valgte suppleanter i bestyrelsen frem til førstkommende årsmøde.

Stk. 4: I tilfælde af formandens udtræden af bestyrelsen mellem to årsmøder konstitueres næstformanden som formand indtil førstkommende årsmøde.

Stk. 5: I tilfælde af næstformandens udtræden af bestyrelsen mellem 2 årsmøder konstituerer bestyrelsen sig selv med en ny næstformand blandt bestyrelsens medlemmer indtil førstkommende årsmøde.

§ 10 Bestyrelsens arbejde
Stk. 1: Bestyrelsen fastlægger de overordnede principper for arbejdet i DGI Østjylland og landsdelsforeningens økonomi.

Stk. 2: Bestyrelsen kan træffe beslutninger om køb, salg og pantsætning af fast ejendom.

Stk. 3: Bestyrelsen repræsenterer landsdelsforeningen udadtil, og fører de nødvendige forhandlinger med offentlige myndigheder og andre organisationer, samt indgår de nødvendige, forpligtende aftaler.

Stk. 4: Bestyrelsen kan oprette og nedlægge aktiviteter, arbejdsgrupper og netværk, og godkender retningslinjer og kommissorier for disse.

Stk. 5: Bestyrelsen ansætter en direktør, som leder DGI Østjyllands administration. Direktøren har det overordnede administrative ansvar for alle forhold vedrørende DGI Østjyllands daglige drift, herunder ansvaret for ansættelse og afskedigelse af DGI Østjyllands øvrige personale.

Stk. 6: Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden og godkender forretningsordenen for ledelsesforum.

Stk. 7: Bestyrelsen skal føre protokol over bestyrelsesmøder samt øvrige relevante møder.

§ 11 Ledelsesforum
Stk. 1: DGI Østjyllands ledelsesforum består af bestyrelsen og aktivitetsledelserne.

Stk. 2: Ledelsesforum holder møde minimum 2 gange årligt. Møderne indkaldes af bestyrelsen.

Stk. 3: Ledelsesforums møder er åbne for alle landsdelsforeningens frivillige, folkevalgte og medarbejdere.

Stk. 4: Ledelsesforum behandler emner vedrørende principielle, politiske og holdningsmæssige spørgsmål, samt overordnede økonomiske prioriteringer til vejledning for bestyrelsen.

Stk. 5: Landsdelsforeningens budget skal til høring i ledelsesforum inden det kan vedtages af bestyrelsen.

§ 12 Aktiviteter
Stk. 1: Til ledelse af aktiviteterne i DGI Østjylland kan der oprettes aktivitetsledelser. Aktivitetsledelser varetager den overordnede ledelse af de enkelte idrætter, fokusområder og tværgående indsatser i DGI Østjylland. Aktivitetsledelserne skal følge visionerne for DGI og DGI Østjylland samt bestyrelsens retningslinjer, og i det daglige arbejde ud fra en handleplan for området. Aktivitetsledelserne arbejder under ansvar over for bestyrelsen.

Stk. 2: Som led i fusionen med DDS Østjylland er der indgået en fusionsaftale, som beskriver overgangsregler gældende til og med 2023.

Stk. 3: En aktivitetsledelse består af 2-4 frivillige repræsentanter, der bredt afspejler aktiviteten, samt en tilknyttet medarbejder. Aktivitetsledelsen kan engagere andre i underudvalg, arbejdsgrupper o.l. og fastsætter selv sin arbejdsform i overensstemmelse med DGI’s retningslinjer om god ledelse.
Aktivitetsledelsen skal løbende opsøge og involvere medlemsforeningerne i dets arbejde.

Stk. 4: Aktivitetsledelserne vælges af aktivitetens medlemsforeninger. De enkelte aktivitetsledelser udarbejder retningslinjer for afholdelse af valg til aktivitetsledelsen. Retningslinjerne skal godkendes af bestyrelsen. 
Hvis valg ikke afholdes kan bestyrelsen udpege aktivitetsledelsen.

Stk. 5: Aktivitetsledelserne er forpligtet til at udarbejde referat over de afholdte aktivitetsledelsesmøder samt andre relevante møder.

§ 13 Tegningsret
Stk. 1: DGI Østjylland tegnes af formanden i forening med direktøren eller dennes stedfortræder eller næstformanden i forening med direktøren eller dennes stedfortræder.

Stk. 2: Ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom skal de i denne henseende fornødne dokumenter underskrives af formanden eller næstformanden samt mindst 4 medlemmer af bestyrelsen.

Stk. 3: Bestyrelsen kan meddele fuldmagt.

§ 14 Regnskab og revision
Stk. 1: DGI Østjyllands regnskab følger kalenderåret.

Stk. 2: Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor samt de to kritiske revisorer.

§ 15 Fonde
DGI Østjylland kan oprette fonde. Der udarbejdes særskilte vedtægter for disse.

§ 16 Vedtægtsændring
Stk. 1: Vedtægtsændring kan kun ske på et årsmøde. Til godkendelse kræves kvalificeret flertal på 2/3.

Stk. 2: Forslag til vedtægtsændringer skal være DGI Østjylland i hænde senest 2 måneder før årsmødets afholdelse. Forslag til vedtægtsændringer skal tilsendes medlemsforeningerne senest 1 måned før årsmødet.

Stk. 3: Beslutning om sammenslutning med eller optagelse af andre organisationer skal ske efter reglerne om vedtægtsændringer.

§ 18 Opløsning
Stk. 1: Beslutning om opløsning af landsdelsforeningen træffes på 2 på hinanden følgende årsmøder med mindst 1 måneds og højst 4 måneders mellemrum.

Stk. 2: På det første årsmøde skal opløsning godkendes med kvalificeret flertal på 2/3.

Ved det andet årsmøde er simpelt flertal tilstrækkeligt til vedtagelse af opløsning.

Ved det andet årsmøde er almindelig stemmeflertal tilstrækkeligt til vedtagelse af opløsning.

Stk. 3: I tilfælde af landsdelsforeningens opløsning tilfalder landsdelsforeningens eventuelle formue DGI.